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关于开会的一些思考

个人随笔 崔庆才 4694浏览 1评论

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今天一个偶然的机会,在群里看到了一个推送,是来自一个软件「飞书」的公开课,它讲如何使用飞书,以及如何提高团队的协作效率,我就去听了一下。

头条是飞书开发的,整个 Talk 其实讲了挺多的关于飞书的使用,其实和很多软件的功能大体上是相同的,如文件共享、文档协作、任务分配、聊天沟通等等,像行业内挺多软件,如 Worktile、TAPD、Teambition 等等也都比较完善了,所以一些类似的功能我就不展开说了。

不过其中有一个点,让我听了之后深受启发,那就是如何提高开会效率。

我也参加过很多会议了,包括研究生期间跟着导师出去汇报、开实验室小组会或者公司内部开大会。其中有的内容是讨论具体的实施方案,有的一些时候是单纯的分享或者 sync 进度。对于后者的话,其实没什么问题,就是一个人分享或者快速跟其他人沟通,我想大部分情况下大家都是类似的。但是对于前者,我就觉得一些会议效率太低了,甚至说价值并不高,那么这里就主要说说这种会议。

比如有些会议,尤其是大会,比如十几二十人围在一起开会讨论方案,参与的人很多很杂,有的人甚至还是和会议相关度不高的人或者本身对会议主题完全不了解的人。这时候可能有一个人主持会先说说这个会是干嘛的,开这个会要讨论点什么,说了十分钟之后,一些人才大体上明白这个会在做什么。然后后面就是后面开始讨论方案了,大家也没有整个的时间把控,不知道一共可能讨论多久,大家你一句我一句,有时候扯着扯着扯远了,最后一个会能开上一个半甚至两个多小时,然后会议结束了之后,大家又接着去干活去了。过了一阵子或者几天,想回想一下当时会上到底是怎么说的或者讨论了什么方案,很可能就忘了。如果当时会上有专门做会议纪要的人,那还 OK,如果没有,那这么多人过了一段时间,具体会上说了那些有用的东西或者最后采取了什么方案具体怎么实施呢?很可能就是两个字:忘了。另外,有些人可能整个会上一句话也没说,完全感觉不到任何参与感,所以他也就越来越觉得这个会议没有什么意义,甚至可能就在会上就睡着了。

我想工作的各位难免会遇到这样的问题,或者甚至大家的会议现状就是这样子的。我之前也一直觉得,这种会议模式其实挺病态的,在时间这么宝贵的今天,到底有没有一个比较好的开会方式呢?

今天听了这个分享之后,我确实被其中所讲的一个会议模式吸引到了。

怎么个方式呢?这里我就根据自己的理解大体概括一下。

提前准备

会议的组织者,在开会之前,根据会议的适用场景,列好这个会议想要讨论的内容,以文档的形式写下来。比如要开发一个软件,那么可能就列出来其中的交互或实现方案。如果是要讨论一个解决方案,那就把已经想到的解决方案写下来。

然后呢,很重要的,在开会之前,把文档都发给大家,比如附在邮件链接里面,大家都可以下载或者在线查看。这样可以让大家提前对会议的内容有所了解,如果是对会议毫不了解的人,也能对会议的主题有个整体的把握。

这样就不会出现这样的情况了:

咦,来了一个会啊,咋叫上我了?这个会到底干嘛的?写的这个主题到底啥意思?我去了能干啥?

这就是其一,提前准备,让所有人都有所了解。

另外,每个人知道主题和讨论内容了,也就知道自己需要准备什么东西,哪些需要演示,哪些需要重点讲解。

阅读及评论

这个环节也很新颖和高效。

在会议开始的时候,前 15 分钟(时间视情况而定),没有任何人讲话!注意是没有任何人讲话!

那么大家做什么?看文档!

大家会在这前 15 分钟里面仔细阅读文档和思考。由于文档是共享的,可以在线协作编辑的,每个人都可以在上面写 Comments,比如提意见或者提想法。由于大家都登录了自己的账户,所以谁提的 Comments,所有人都一清二楚,而且可以实时看到。

就类似下图的这种感觉,见图右侧的 Comments。

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然后 15 分钟过后,大家会针对大家疑虑的点进行讨论。

注意,由于有了 Comments,大家就知道一共有多少需要讨论的点,这个会还剩余多久,每个 Comment 可以讨论多长时间,这样又避免了开会时间无节制的问题。

然后还有一个重要的点,就是每讨论完一个 Comment,就在对应的地方写上解决方案或者附上 Todo List,即具体的实施措施,做到当场讨论问题、当场提出解决方案、当场分配任务计划。

OK,然后整个会就很有目标地开完了,很有侧重点,而且大家都清除的就不需要讨论了。

另外还有一个优点就是,每个人都可以提 Comments,这样每个人都会感到极强的参与感,再也不会出现会上一言不发事不关己高高挂起的状态了。

会后

由于采取了前面的两步措施,所以会后也就更方便了。

整个会议的纪要在哪里?就是之前的文档里。

整个会议关键的点在哪里?都在 Comments 和对应的回复里。

整个会议讨论出了什么计划?当场也已经分配好了,大家会后直接根据会上分配的 Todo 去做就好了,分配的任务会自动加到每个人的 Todo List 里面。

过了几天,我想复盘整个会议或者回想下这个会议说了些啥,怎么办?直接打开会议文档就好了。

还需要专门写会议纪要的吗?会上大家共同协作会议文档,已经都写好了。

嗯,这就是整个会议的模式。

节省了多少时间或者避免了什么问题呢?我们数数吧。

  • 每个人在会前都可以对会议提前了解和准备,每个人的了解和准备都会更充分。
  • 开会前半段每个人都会有单独的时间去理解和思考并做评论。
  • 每个人都会有极强的参与感。
  • 根据大家评论的数量来把握整个开会的节奏,减少了拖延的概率。
  • 会上当场确定好解决方案和人员,自动同步到每个人的 Todo 列表。
  • 会后随时查看,随时复盘。
  • 文档记录,永不丢失遗忘。

真的可以说,这个模式我觉得非常好,大幅提高了开会的效率,节省了时间。

这个模式我听 Talk 里面说已经在诸如头条的公司里面用了很久了,很多人都反馈很不错。飞书在这方面的支持已经做得挺好了,但可能很多公司不用飞书,不过现在还有很不错的在线协作文档,比如 石墨文档、Pages、Worktile、OneNote 等等也都可以成为候选方案,这个模式还是完全可以借鉴的。

以上仅是我的一点总结和思考,希望对大家有所启发,谢谢!

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(1)个小伙伴在吐槽
  1. 上深层次的
    111112020-03-17 15:46 回复